Cпецпроекти

План Б. Як перенести фестиваль в онлайн, коли за вікном апокаліпсис


Разом проти коронавірусу: збираємо 1 000 000 грн на захисні костюми для лікарів. Твій внесок важливий! 

Восени в Україні чекаємо на «бум» масових заходів. Адже зараз організаторам довелося в екстрарежимі скасувати всі свої події, переносити домовленості, втрачати заробіток, скорочувати команду, коригувати менеджерські процеси, експериментувати з онлайн-форматами. Перенесення події, як і її організація, складається з безлічі комунікацій та ризиків, і не завжди зрозуміло, наскільки ці ризики виправдають себе. 

Команда фестивалю соціальних інновацій та нової музики Plan B не вперше зсуває дати фестивалю з причин, що не залежать від них, тому доволі врівноважено сприйняла новину про скасування подій через карантин. Назва фестивалю говорить сама за себе й у Plan B навіть жартують: «Як корабель назвеш, так він і попливе». 

Фестиваль Plan B поєднує в собі різні формати: лекції, дискусії, воркшопи та вечірки. Plan B пропонує альтернативні інструменти створення проєктів, надихає на успіхи або підтримує історіями невдач. А також знайомить людей, які можуть втілювати ідеї разом. Фестиваль мав відбутися у квітні, але зараз перенесений на 8–11 жовтня 2020 року.

Як це взагалі – взяти й перенести цілий фестиваль? Що це: нові можливості, покращення стратегії, оптимізація команди, зміцнення філософії організації чи навпаки – ще більше операційної роботи з урятування проєкту та навіть ризик зникнення з ринку? 

Команда фестивалю Plan B розповіла bit.ua,  як вони борються з хаосом, впроваджують кризовий менеджмент та готуються до онлайн-фестивалю, що відбуватиметься у травні-червні. 

Аліна Ханбабаєва

директорка фестивалю Plan B 

Процес переносу фестивалю та вибору нової дати тривалий. Є величезна кількість комунікацій із безліччю людей, компаній, інституцій, організацій. Це і фінансові партнери, і люди з різних міст, з якими разом ми створюємо різноманітні вечірки, мистецькі та інші проєкти. Це понад 50 спікерів і кількасот учасників, медіа, власники локацій, музиканти та агенції.  Дуже важливо все проговорити з фінансовими партнерами, без яких фестиваль може не відбутися. 

Ми вирішили переносити фестиваль буквально за день до старту продажу квитків і за кілька днів до анонсування артистів. Це трохи полегшило наше становище, бо в разі відміни тих чи тих артистів це не так боляче вдарить по нашій репутації. На щастя, більшість музикантів залишається з нами. Тривалий процес перемовин у нас був з одним іноземним хедлайнером: дуже багато суворих вимог, деякі для нас нові. Тому певною мірою радіємо, що не встигли відкрити продажі.

Також ми сподіваємося, що більша частина спікерів зможе приїхати, зараз саме узгоджуємо це. Разом з тим ми використаємо час, який з’явився для вдосконалення програми, – інтегруємо теми та кейси, які є актуальними прямо зараз. 

Нам важливо бути на зв’язку з нашою авдиторією, тому ми вирішили запустити онлайн-проєкт «На карантині з Plan B». Він почнеться в травні і триватиме до кінця липня. Зараз активно працюємо над освітньою та музичною програмами. Для нас важливо почути людей із різних міст України, робити більш видимими суспільно важливі проєкти та ініціативи, відкривати локальну музику, знайомити та надихати людей. 

Онлайн-проєкт, як і звичайний Plan B, складатиметься з денної та нічної програми. На Plan B Day можна потрапити на лекції, міжсекторальні дискусії, нетворкінг та воркшопи. Plan B Night буде стрімити лайви від українських гуртів та діджеїв. Сподіваємося, що цей формат познайомить з проєктом багатьох людей з різних міст і що всі ми зустрінемося вживу в жовтні на фестивалі в Харкові.

Юлія Артем’єва

координаторка проєкту 

В умовах коронавірусу ми одразу ж відмели ймовірність фестивалю навесні. Для нашої події дуже важлива можливість залучити якомога більшу авдиторію. Тому ми маємо враховувати сезонність: влітку студенти від’їжджають до батьків, багато людей беруть відпустки та їдуть до моря, їдуть у більш туристичні місця на музичні фестивалі. Ніхто не знає, звичайно, яким для світу та України буде саме це літо, але не враховувати звичайну сезонність ми не можемо.

Стало зрозуміло, що фестиваль потрібно переносити на осінь. Ми намалювали календар, внесли туди всі українські івенти, сконтактували з партнерами, чиї заходи плануються на осінь, щоб уникнути перетинів у датах. Дуже важливо не розділяти авдиторію, інформаційне поле та не заважати колегам по цеху. 

Пізніше початку жовтня проводити івент не хотілося, бо погода також дуже важлива для відвідувачів, а влітку на нас чекають три виїзних івенти. Ми оцінили можливості команди та партнерів і вирішили, що найкращим періодом для Plan B є жовтень.

На наше щастя, команда залишиться у повному складі, і це дуже важливо для нас. Щоб зберегти команду, нам доводиться наразі чимало працювати – перерозподіляти завдання у новому часовому періоді, вирішувати питання із зарплатнею. Онлайн-івенти – це ще один величезний та новий шматок роботи для більшої частини команди.

Влада Думенко

директорка з маркетингу

Фестиваль має три глобальні частини: Plan B Day, Plan B Night та Idea Boot Camp

Plan B Day об’єднує змінотворців з багатьох країн, а завдяки нетворкінгу створюються горизонтальні зв’язки. Цінність денної частини – обмін досвідом та ідеями, пошук натхнення та майбутніх ділових партнерів.

Ми доволі швидко згорнули всю промодіяльність, щоб зберегти бюджети. Насправді через перенесення з’явився час трохи глибше замислитися над стратегією промо та організацією процесів фестивалю. 

Цінністю нічної частини (Plan B Night) є музика та ідея. Ми прискіпливо ставимося до формування лайнапу: це має бути нова музика, цих виконавців навряд чи привезуть для сольника, і вони поділяють цінності фестивалю. 

Idea Boot Camp – це дводенний воркшоп, де команди докручують свої ідеї. Одна з головних умов – наявність команди та ідеї. Ментори з 15 країн з різним практичним бекграундом допомагають розвивати нові проєкти.

Зараз загальний меседж фестивалю, який ми транслюємо вже кілька років (Change the game) став дуже актуальним. 

Світлана Баженова

фінансова директорка фестивалю

Щодо бюджету, то найбільше «постраждали» статті витрат на маркетинг та заробітна плата команди. До головного івенту проєкту залишався тільки місяць, і саме в цей час у нас розпочалась активна фаза промокампанії. За іронією, саме в день оголошення карантину (12 березня) ми розмістили всю зовнішню рекламу, яка повисіла лише півтори доби. У жовтні нам знову будуть потрібні гроші на повторний запуск реклами фестивалю. Однак це водночас і додаткові можливості  зупинитися, проаналізувати та зробити все набагато краще. 

Бюджет фестивалю ми планували ще в листопаді–грудні 2019 року, коли курс долара був значно меншим. На Plan B приїжджає багато міжнародних гостей (ментори, спікери, музиканти), тож у жовтні 2020 року дуже ймовірно, що  заплановані суми будуть вже не відповідні реальним цінам. Нам довелося разом з фінансовими партнерами змінювати бюджет й зменшувати деякі статті на користь тих, які більшою мірою залежні від курсу долара. 

Карантинна ситуація матиме негативний вплив на туристичний та івентбізнес. Ми розуміємо, що деяким музикантам та підприємцям доведеться шукати альтернативні джерела доходів. Саме для їхньої підтримки ми зараз запускаємо онлайн-проєкт. Нові виклики вимагають нових рішень. Сподіваємося, багатьох цей проєкт наснажить, щоб не покинути творчість, і бути почутими наживо на нашому фестивалі в жовтні.

Усі ставляться з розумінням до нових умов співпраці, у багатьох моментах наші контрагенти пішли нам на поступки: терпеливо чекають оплати за вже надані послуги, запропонували варіанти мінімізації витрат та економії. Нам також допомагає, що всі в «одному човні» і всім зараз важливо вийти із цієї ситуації з мінімальними не тільки фінансовими, але й репутаційними втратами.    

Plan B перенесено на 8–11 жовтня 2020 року
Онлайн-проєкт «На карантині з Plan B» починається 23 травня

ТАКОЖ ЧИТАЙТЕ Тест. Вгадай фільм за допомогою емоджі

#bit.ua
Читайте нас у
Telegram
Теги:
Ми в Телеграмі
підписуйтесь
 

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: